1. Обираючи тему філателістичного експонату автор повинен керуватись оцінкою свого наявного матеріалу, можливістю поповнювати матеріал, наявністю обсягу знань у цій галузі, бажанням виконувати регламенти FIP щодо експонату певного класу. При виборі теми, в залежності від зібраного матеріалу та бажання філателіста його представити в своєму експонаті, спершу визначається клас в якому він буде брати участь (традиційний, тематичний чи відкритий клас і т.п.).

2. Починаючи готувати експонат, автор має орієнтуватись на обсяг у 80 аркушів(крім класу молодіжної філателії).

3. На титульному аркуші має бути вказано назва експоната, анотація(короткий опис), план(а не план експоната чи план експозиції), список використаної літератури. Можливо також розмістити філателістичний матеріал. У анотації слід подати короткий виклад змісту експоната враховуючи його концепцію, вказати глядачам і суддям на його призначення, цінність, направленість, що дозволяє робити висновки про доцільність їх детального вивчення і розгляду, на власні знахідки та дослідження.

4. План має бути розгорнутим: обовʼязково з підрозділами та бажано підпідрозділами. Це дасть можливість при огляді експоната краще зрозуміти про що цей експонат.

5. У плані не вказувати на якому аркуші починається розділ чи підрозділ, не вказувати скільки аркушів входять до розділу.

6. У плані вказувати титульний аркуш не потрібно. Починати з аркуша 2(якщо План не розміщується на двох аркушах).

7. Можна не вказувати автора експонату на титульному аркуші.

8. Надписи та підписи виконувати шрифтом 14 або 12. При цьому назви розділів та підрозділів варто робити жирним шрифтом.

9. У верхній частині аркуша можна вказувати назву розділу(ліворуч) та підрозділу(праворуч).

10. Конверти, листівки, блоки, аркуші марок, марки повинні бути зафіксовані на підкладці(з полями більшими на 1 мм від матеріалу) чорного чи іншого пастельного кольору або у клеммташі. А вже підкладки чи клеммташі двостороннім скотчем кріпляться до аркуша.

11. Обведення рамкою матеріалу на аркуші є зайвим.

12. Конверти, блоки, які за розмірами неможливо розмістити на аркуші горизонтально, можна розмістити вертикально або під кутом.

13. Розробка теми – це своєрідна «дисертація» на цю тему. Тут, як і в розгорнутому плані не потрібно описувати всі дрібниці, а лишень те, на що слід акцентувати увагу – тобто найбільш важливе, нові або невідомі знахідки. Виставковий матеріал потрібно розмістити в хронологічній (історичній) послідовності (згідно з вибраним порядком розділів і підрозділів плану).

14. Філателістичні знання - слід якомога ширше використовувати марки, КПД, марковані листівки, поштові конверти, телеграми, картмаксимуми, поштові погашення і т.д.

15. Загальний вигляд і якість: головне не надто перевантажувати аркуш зайвими написами та матеріалом, що в свою чергу може привести до зниження оцінки. Потрібно, щоб були відсутні порожні місця (зони) та був акуратний текст, бажано в необхідних розмірах з рівними рядками, які починаються і закінчуються точно один під одним. Таким чином отримаємо рівні колонки, що підтверджує акуратність оформлення і покращується загальний вигляд.

16. Якість матеріалу: за деякі недоліки журі може зняти декілька балів, але дуже важливо боротись за кожен бал для досягнення найкращого результату. Судді мають враховувати не тільки стан зубців на марках, але й центрування малюнка на ній; на картмаксимумах – стан кутів листівки; відповідність і чіткість самого штемпеля.

17. Рідкість матеріалу: кожний експонат, що претендує на високий ранг медалі повинен містити рідкісний матеріал залежно від того на яку виставку та в якому класі він виставляється. Рідкісними або умовно рідкісними можуть бути поштові відправлення певного періоду з особливими умовами пересилання, які реально пройшли пошту. Для отримання Золотої медалі на Національних та під егідою ФІП виставках слід знаходити та демонструвати унікальні матеріали.

18. Важливо щоб не було накладок одного матеріалу на інший, відстань між предметами має бути близько 3 мм. Треба використовувати врізки конвертів та листівок.

19. При необхідності показати зворотній бік конверта чи листівки роблять ксерокопії і розміщують нижче основного предмета. Також слід використовувати ксерокопії та рисунок важливих штемпелів та робити відповідні підписи.

20. У експонаті головними є предмети філателії, але підписи повинні доповнювати та описувати філателістичний матеріал. Кількість рядків надпису чи підпису не повинна бути значною(до 4-5 рядків).

21. Розміщувати предмети на аркуші треба з врахуванням Композиції на аркушах макета філателіста( у додатку).

22. У експонатах тематичного класу вітається ширше використання конвертів та листівок.

23. Використання віньєток(не приватних випусків) є обмеженим – не більше 5% від загального матеріалу.

Композиція на аркушах макета філателіста

Хоча оформлення філателістичного експонату — творча робота та філателіст робить її на свій смак, вільно визначаючи образотворчі засоби, але й тут є певні писані, а більше неписані правила, перевірені на практиці. Вона показує, що треба рекомендувати філателістам зробити макет, перш ніж остаточно оформляти експонат. Витрачений час окупиться зменшенням майбутніх переробок готових аркушів. Макет формують на монтажних аркушах із звичайного паперу розміром 210 х 297 міліметрів (за розміром внутрішньої рамки виставкових аркушів). На них за робочим сценарієм розкладають (не прикріплюючи) поштові марки та інші філателістичні матеріали, визначають місця для майбутніх текстів. Потрібно сміливо експериментувати, багато разів змінювати розташування матеріалів на аркуші, щоб, нарешті, знайти вам найкраще композиційне рішення для майбутнього аркуша експонату.

Рис 1. Приклади вдалої композиції виставкового (альбомного) аркуша

Композиція може бути симетричною та асиметричною. Перша трохи простіша, її легше побудувати, хоча в тематичних експонатах при експонуванні на одному аркуші різноформатних поштових марок з різних серій та інших філателістичних матеріалів досягти симетрії не завжди вдається. В останні роки намітилася тенденція віддавати перевагу симетричній композиції, але за потреби доводиться вдаватися і до асиметрії. Це складніше, потребує більшого терпіння, смаку та критичності, але така композиція відкриває ширші можливості для своєрідного та виразного показу матеріалу. Треба враховувати, що симетрична композиція, що повторюється на багатьох аркушах, створює враження деякої одноманітності монотонності. Тому варто спробувати або використати обидва способи, чергуючи симетричні та асиметричні аркуші, або застосувати лише асиметрію.

При асиметричному розташуванні текстів намагаються знайти такі місця, щоб вони тримали композицію і надавали їй завершеність. Особливе вміння та смак потрібні для врівноважування матеріалів у всьому експонаті та на окремих аркушах. Перевантаженість одних аркушів і порожнечі на інших — один з найбільш характерних недоліків експонатів філателістів-початківців. Треба прагнути рівномірного розподілу матеріалу по всіх аркушах експонату і навіть при асиметричній композиції намагатися врівноважувати ліву та праву половини аркуша.

Рис 2. Приклади невдалої композиції виставкового (альбомного) аркуша

Твердих правил "завантаження" аркуша не існує, але на практиці в середньому на аркуші розміщують п'ять-шість великоформатних поштових марок або вісім - десять середнього формату, або до 14 малого. У будь-якому випадку, якщо на аркуші немає інших матеріалів, то поштових марок має бути не менше ніж п'ять-шість. Цілісну, цілу річ, блок чи кляйнбоген, тобто будь-який великоформатний матеріал, зміщують у нижню половину аркуша, щоб уникнути "тиску" на поштові марки. Тоді кількість марок на аркуші скорочується до двох - чотирьох, у крайньому випадку до однієї, залежно від їх формату та розміру тексту (див. рис. 1, в, д, е). Неприємне враження справляють аркуші з однією маркою і розташованим під нею конвертом, особливо якщо ілюстрації конвертів повторюють поштові марки.

Вертикальні осі всіх матеріалів і текстів повинні бути паралельно бічним рамкам аркуша; різні півкола, віяла тощо небажані, При симетричній композиції краще уникати хитромудрих фігур, особливо "хрестів", "літаків", а при асиметрії "драбинок" і "прапорців". Спокійна симетрична композиція нагадує щит із зрізаною знизу або зверху вершиною, трапецію (див. рис. 1, а-в).

Оптичний центр аркуша знаходиться трохи нижче геометричного центру (на наших виставкових листах приблизно на 1 сантиметр), тому краще всю композицію трохи змістити донизу. Добре виглядають виставкові аркуші, на яких від верхньої внутрішньої рамки (на монтажних аркушах макета - це зазвичай верхній край) до верхнього краю першого ряду марок залишають 4 сантиметри, а від нижньої рамки до нижнього краю останнього ряду марок і по сторонах - 2 сантиметри. Приблизно так само розташовують більшість конвертів. Таким чином, усередині простору, обмеженого внутрішньою рамкою альбомного аркуша, виникає ще одна, уявна, рамка, що обмежує площу аркуша, що використовується. Якщо цього досягти на всіх аркушах, загальна композиція колекції стає стрункішою. Цьому значною мірою сприяє правильне розташування назв розділів, підрозділів і аркушів - на одній висоті і середині площі, що утворюється між верхньою внутрішньою і верхньою уявною рамками листа.

Незалежно від принципу розміщення поштових марок відстань між ними (а точніше, між рамками, що їх обводять, або лініями обрізу підкладок, клемташів) повинна бути по горизонталі не менше 5 — 8, а по вертикалі 10 міліметрів. При мінімальних горизонтальних проміжках між поштовими марками (5-8 міліметрів) вертикальний проміжок може бути втричі більшим (більше розширювати інтервал не варто). На схемах аркушів (обведена лише внутрішня рамка, а поля аркушів не позначені) показані окремі більш менш вдалі (рис. 1) і явно невдалі композиційні рішення. Однак схеми, які нам здаються прийнятними, не можна вважати рецептами. Їхнє призначення — допомогти філателістам зробити власні висновки у цьому дуже складному питанні. Наполегливі пошуки, без сумніву, приведуть філателіста до оригінальних знахідок.

Коли досягнуто, нарешті, задовільного композиційного рішення, його фіксують простим олівцем на монтажному аркуші: обводять рамками (навіть без лінійки) всі матеріали, пишуть усі тексти та ще раз перевіряють, чи немає в них помилок. Іноді при цьому для стрункості композиції тексти доводиться ще раз скорочувати, рідше - дещо розширювати, користуючись матеріалами карток. Закінчивши цю роботу над макетом, філателіст подає його на обговорення товаришів та керівника філателістичного товариства. Для цього 16 монтажних аркушів кожного майбутнього стенду краще розкласти на столі в порядку їх розміщення на стенді (чотири горизонтальні ряди по чотири аркуші) - це створює цілісніше враження, на відведені місця на аркушах розкладають усі філателістичні матеріали. Потім обговорюють макет, що дає велику користь і автору, і учасникам обговорення. Щоб не забути прийняті пропозиції учасників обговорення, автор робить позначки олівцем на аркушах. Потім удома, внісши поправки та зміни до макету, а нерідко і після повторного обговорення нового варіанту макета з керівником, філателіст приступає до остаточного оформлення експонату на виставкових аркушах.

Зміни та доповнення приймаються рішенням Ради колегії журі АсФУ.